Op deze pagina kun je je bonnen declareren. Je kunt maar één bon per declaratie bijvoegen.
Lever een bon aan waarop alleen dingen staan die je wilt declareren, reken eventueel twee keer af als je ook dingen voor jezelf koopt.
Vul hier zo nauwkeurig mogelijk in voor welke zaken je geld hebt uitgegeven, inclusief de bijbehorende bedragen en het totaalbedrag.
Zo kunnen we rekenfouten voorkomen. In het menu kun je tevens aangeven waar je declaratie onder valt.
Onnodige kosten voorkomen -- zorg dat we de BTW terug kunnen vragen:
Als je inkopen doet voor een activiteit georganiseerd door jouw commissie of anderszins voor Phocas kosten maakt, dan moet je ervoor zorgen dat de bon die je declareert voldoet aan de eisen om de BTW terug te krijgen. De belangrijkste eis is dat een normaal bonnetje van een winkel onder de €100,- is. Boven de €100,- kan Phocas er geen btw meer over terugkrijgen en heb je dus een factuur nodig. Over het geld dat via de incasso binnenkomt voor de activiteiten moeten we namelijk ook BTW betalen (zelfs als de activiteit quitte draait!) en het is natuurlijk heel erg zonde als de activiteit duurder wordt doordat er BTW bij de normale kosten moet worden opgeteld omdat de bonnetjes niet aan de voorwaarden voldeden. De deelnemers betalen dan eigenlijk dubbel BTW (over de inkopen en nog eens over de machtiging).
LET OP!: Een pinbon of bankafschrift is zeker niet voldoende en ongeldig! Als je een bon hebt van boven de €100,-, is het bij supermarkten vaak mogelijk om met een normale bon naar de servicebalie te gaan en daar te vragen om er een BTW-bon/factuur voor op te stellen. In andere winkels kan het soms moeilijker zijn, vraag van tevoren bij de kassa of servicebalie even naar de mogelijkheid om een BTW-bon of -factuur te krijgen, met de naam en het adres van Phocas erop. Als je via internet iets bestelt, kun je meestal selecteren dat je voor een bedrijf iets bestelt. Doe dit dan ook en vul als factuuradres het adres van Phocas in.*
Factuurvereisten om de BTW terug te kunnen vragen:
- Er moet N.S.R.V. Phocas opstaan, plus het adres van het Bastion. Dat jouw naam er ook nog bij komt te staan omdat jij de bestelling deed, is toegestaan. Als je op internet iets bestelt, mag het bezorgadres jouw eigen adres zijn., maar zorg er dan wel voor dat het factuuradres het adres van het Bastion is!
- Het BTW-nummer van het bedrijf waar je iets voor hebt gekocht moet erop staan. Dit is als volgt te herkennen: vaak staat er "BTW(-nummer)" of "VAT" voor, het nummer begint met "NL" en eindigt op "B01". Het staat vaak helemaal bovenaan of juist helemaal onderaan de factuur.
- De totale kosten exclusief BTW moeten erop staan, daarbij ook het BTW-percentage en het BTW-bedrag, alsook het bedrag incl. BTW.
- Er moet een factuurnummer opstaan. Dit moet een cijferreeks zijn (mag ook beginnen met enkele letters), maar geen beschrijving.
*Soms moet je als je als bedrijf iets online wilt bestellen ook het BTW-nummer van het bedrijf waarvoor je koopt invullen. Ons BTW-nummer is als volgt: NL8042.83.953.B01.
form.jotform.com/253514576757367
Je kunt natuurlijk altijd een factuur laten opsturen naar Phocas (ook dan weer zorgen dat naam en adres van Phocas erop komen te staan) en door de Penningmeester laten betalen!
